Macie podpis kwalifikowany i zastanawiacie się, czy potrzeba Wam pieczęci elektronicznej? No właśnie… W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytania, czym różni się kwalifikowana pieczęć elektroniczna od podpisu elektronicznego? Czy warto mieć oba rozwiązania? A może wystarczy zdecydować się na jedno?

W dobie cyfrowej transformacji coraz większą rolę odgrywają narzędzia umożliwiające skuteczne i bezpieczne uwierzytelnianie dokumentów oraz transakcji elektronicznych. Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna zajmują wśród nich szczególne miejsce. Chociaż oba te rozwiązania mają wspólny cel – zapewnienie autentyczności i integralności dokumentów – różnią się zastosowaniem oraz funkcjonalnością. Czym dokładnie? O podobieństwach, ale także różnicach między nimi przeczytacie poniżej!

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny to nic innego jak zaawansowana forma podpisu elektronicznego, która ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny – jest po prostu cyfrowym odzwierciedleniem naszego własnoręcznego podpisu. Podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby i służy do potwierdzenia konkretnej tożsamości, co oznacza, że właściciel podpisu ponosi pełną odpowiedzialność za treść podpisywanego przez siebie dokumentu.

Każdy podpis zawiera kwalifikowany certyfikat, dzięki czemu można w sposób jednoznaczny wskazać  podpisującego dokument, potwierdzić ważność podpisu, a także uniemożliwić jego sfałszowanie. Certyfikat wydawany jest przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, takiego jak Cencert.

Podpis kwalifikowany jest używany w sytuacjach, w których konieczne jest zidentyfikowanie osoby podpisującej, na przykład do podpisywania umów, składania deklaracji podatkowych, czy podpisywania dokumentów sądowych lub urzędowych.

Dokumenty opatrzone podpisem kwalifikowanym mają dokładnie taką samą moc prawną jak te podpisane własnoręcznie – sytuacja ta dotyczy całej Unii Europejskiej – oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na certyfikacie wydanym w Polsce jest uznawany przez pozostałe państwa członkowskie Wspólnoty.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna bez wątpienia ułatwia prowadzenie biznesu – to nic innego jak elektroniczna wersja pieczęci firmowej. Zawiera najważniejsze dane dotyczące przedsiębiorstwa – nazwę i adres firmy, REGON, NIP, VAT lub KRS. Co ważne, pieczęć elektroniczna to rodzaj podpisu kwalifikowanego, który składany jest w imieniu konkretnej organizacji, co oznacza, że nie służy do potwierdzenia tożsamości osoby fizycznej, a jedynie organizacji – pozwala potwierdzić, że dokument został wydany przez konkretną firmę lub instytucję i nie został zmieniony od momentu opatrzenia go pieczęcią.

Wśród dokumentów, których autentyczność i integralność można potwierdzić za pomocą e-pieczęci znajdują się m.in.:

  • oficjalna, elektroniczna korespondencja firmowa,
  • wyciągi bankowe, faktury elektroniczne i inne dokumenty księgowe,
  • oferty handlowe dla klientów,
  • akta pracowników,
  • decyzje wewnętrzne, zarządzenia, statusy, strategie rozwoju, etc.
  • sprawozdania i raporty.

Jakie korzyści uzyskuje odbiorca usług zaufania?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna i podpis kwalifikowany Cencert nie tylko przyspieszają procesy biznesowe, ale przede wszystkim zapewniają pełne bezpieczeństwo i gwarantują ich integralność i wiarygodność. Co jeszcze zapewniają kwalifikowane rozwiązania?

  • zaufanie i autentyczność – podpis elektroniczny pozwala na identyfikację osoby podpisującej, a pieczęć elektroniczna – organizacji. Odbiorca może być pewny, że dokument pochodzi od wiarygodnego źródła. Każda zmiana opieczętowanego lub podpisanego dokumentu jest wykrywalna.
  • oszczędność czasu i kosztów – dzięki automatyzacji procesów i eliminacji potrzeby drukowania oraz wysyłania dokumentów, zarówno firmy, jak i klienci oszczędzają czas i pieniądze, wydawane np. na eksploatację drukarek, opłaty kurierskie, archiwizację dokumentó Z e-pieczęci i e-podpisu można korzystać w dowolnym miejscu i czasie, co z kolei przekłada się na dużą wygodę i oszczędności związane z czasem.
  • zgodność z prawem – korzystanie z kwalifikowanego podpisu i pieczęci elektronicznej zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi, takimi jak rozporządzenie eIDAS, co ma szczególne znaczenie w obrocie międzynarodowym – obie usługi są uznawane na terenie wszystkich krajów Unii Europejskiej.
  • ekologia – elektroniczne uwierzytelnianie dokumentów wspiera działania proekologiczne, zmniejszając zużycie papieru i energii. Proekologiczna postawa związana z coraz mocniej stawianymi wymaganiami przez świadome społeczeństwo to zauważany trend wśród organizacji jako miejsca eco-friendly, przyjaznego ekologii, zorientowanego na politykę #paperless.

Podstawie różnice pomiędzy podpisem a pieczęcią

Na pewno czytając informacje powyższe wiecie już, że zarówno podpis, jak pieczęć wzmacniają bezpieczeństwo popisanych dokumentów i gwarantują ich integralność. A co  tak naprawdę je różni i jak dokonać wyboru odpowiedniej usługi zaufania? Poniżej krótkie podsumowanie. 

  1. Podmiot, przez który są wykorzystywane 
  • kwalifikowany podpis elektroniczny przypisany jest do osoby fizycznej i jest związany z jego właścicielem – zawiera imię i nazwisko osoby podpisującej,
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna identyfikuje przedsiębiorcę na podstawie numerów rejestrowych – nie zastąpi kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które na przykład członkowie zarządu, czy inni pełnomocnicy firmy wykorzystują do zawierania umów w imieniu spółki. 
  1. Cel wykorzystywania 
  • kwalifikowany podpis elektroniczny potwierdza tożsamość podpisującego dokument cyfrowy,
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna uwierzytelnia dokument jako wydany przez organizację. 
  1. Odpowiedzialność 
  • przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego odpowiedzialność ponosi osoba podpisująca,
  • przy wykorzystaniu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej odpowiedzialność leży po stronie organizacji. 
  1. Zastosowanie 
  • kwalifikowany podpis elektroniczny służy do podpisywania m.in. umów, wniosków, oświadczeń,
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna automatycznie pieczętuje dokumenty w systemach informatycznych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowana pieczęć elektroniczna to narzędzia, które ułatwiają i zabezpieczają obieg dokumentów w środowisku cyfrowym. Podpis jest idealnym rozwiązaniem dla osób fizycznych, które chcą uwierzytelnić swoją tożsamość, natomiast pieczęć elektroniczna odpowiada potrzebom organizacji, pozwalając na masowe uwierzytelnianie dokumentów. Oba rozwiązania przynoszą znaczące korzyści odbiorcom, zapewniając bezpieczeństwo, autentyczność i wygodę w codziennym obrocie prawnym i biznesowym. Niezależnie od tego, jaką usługę wybierzecie, czy będzie to podpis elektroniczny, czy pieczęć kwalifikowana, możecie być pewni, że usługi Cencert spełniają najwyższe wymogi oraz standardy prawa unijnego i krajowego. Bezpieczeństwo to po podstawa.

Więcej informacji na temat naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Przeczytaj artykuł: Czym jest raport walidacji i jak interpretować jego wyniki?

Przeczytaj artykuł: Cencert GetValid – kto powinien walidować dokumenty?

Przeczytaj artykuł: Rok 2025 pełen zmian dla przedsiębiorców. Co warto wiedzieć?