Kto powinien walidować dokumenty elektroniczne ?
O tym, czym jest walidacja i dlaczego jest tak ważna w dobie coraz częstszego elektronicznego podpisywania dokumentów już pisaliśmy. Dzisiaj podpowiemy, które grupy zawodowe powinny korzystać z tej usługi i jaki typ dokumentów należy poddawać walidacji.
Sprawdzenie podpisu i integralności dokumentów, jakie otrzymujemy od kontrahentów to podstawa elektronicznego obiegu dokumentów. Walidacja kwalifikowana Cencert GetValid jest procesem łatwym i szybkim – pozwala na oszczędność czasu, zajmuje dosłownie kilka minut i daje pewność, że podpisy złożone na dokumentach elektronicznych są ważne i zgodne z prawem, a treść samego dokumentu nie została zmodyfikowana. Usługa sprawdza kwalifikowane podpisy i pieczęci elektroniczne pochodzące ze wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej, podpisy osobiste, ePUAP, a także podpisy i pieczęcie niekwalifikowane z certyfikatami TSL. Warto w tym miejscu przypomnieć także, że usługa zaufania Cencert GetValid jest w pełni zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS i posiada certyfikację Narodowego Centrum Certyfikacji.
Kiedy warto sprawdzać dokumenty elektroniczne?
Odpowiedź na to pytanie jest prosta i oczywista: zawsze! Dokumenty elektroniczne należy poddawać procesowi walidacji w codziennej pracy zawodowej – daje to gwarancję, że nasz kontrahent, osoba składająca podpis, działa uczciwie i zgodnie z prawem. Usługa kwalifikowanej walidacji Cencert GetValid sprawdzi się wszędzie tam, gdzie bezpieczeństwo transakcji jest wyjątkowo istotne, między innymi przy umowach, procesach HR, zamówieniach publicznych lub postępowaniach sądowych.
Kto powinien walidować dokumenty elektroniczne?
Z procesu walidacji należy korzystać wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba podpisywania i sprawdzania dokumentów elektronicznych, przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Cencert GetValid to idealne rozwiązanie dla tych przedsiębiorstw i instytucji, w których istnieje szczególna potrzeba autoryzacji dokumentów i transakcji. Proces walidacji ma na celu wykazanie ważności e-podpisu lub pieczęci złożonych na dokumentach elektronicznych, oraz odpowiedzieć na pytanie – czy dokument został zmodyfikowany po jego podpisaniu. Biorąc ten fakt pod uwagę, następujące branże:
- Działy HR oraz firmy zajmujące się rekrutacją, w których walidacja kwalifikowana umożliwia sprawdzenie ważności e-podpisu oraz potwierdza integralność podpisywanych dokumentów elektronicznych, takich jak umowy o pracę, listy intencyjne, umowy związane z pracowniczymi świadczeniami socjalnymi, etc.
- Branża prawnicza, w której walidacja kwalifikowana jest używana do sprawdzania ważności e-podpisu lub pieczęci oraz potwierdzenia integralności podpisywanych dokumentów prawniczych i procesowych. Raport walidacji sprawia, że użytkownik może być pewny wyniku, a dany dokument elektroniczny może zostać dowodem w sprawie.
- Organizacje rządowe i administracja publiczna, które korzystają z usługi walidacji kwalifikowanej, aby sprawdzić ważność certyfikatów używanych w procesach urzędowych, elektronicznych formularzach i w komunikacji z obywatelami oraz innymi instytucjami publicznymi, jak również procesów związanych z zamówieniami publicznymi.
- Branża finansowa, w której walidacja kwalifikowana umożliwia sprawdzenie ważności e-podpisu lub pieczęci oraz potwierdzenie integralności podpisywanych dokumentów elektronicznych dotyczących wszelkich transakcji bankowych.
- Branża e-commerce, w której walidacja kwalifikowana umożliwia sprawdzenie ważności certyfikatu e-podpisu lub pieczęci oraz potwierdza integralność podpisywanych dokumentów i zawieranych umów handlowych.
- Placówki edukacyjne, w których walidacja kwalifikowana może być stosowana do weryfikacji ważności e-podpisu lub pieczęci oraz potwierdzenia integralności podpisywanych dyplomów, świadectw, certyfikatów, dokumentów związanych z rekrutacją, umów edukacyjnych, procesów związanych z zamówieniami publicznymi, itp.
- Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują walidację kwalifikowaną do weryfikacji ważności e-podpisu lub pieczęci oraz potwierdzenia integralności podpisywanych umów handlowych, składanych ofert biznesowych, dokumentów kadrowych, umów pracowniczych i innych. Walidacja kwalifikowana może pomagać w zarządzaniu dokumentacją.
- Osoby fizyczne, które wykorzystują usługę walidacji kwalifikowanej do sprawdzania integralności otrzymanego dokumentu elektronicznego lub weryfikacji własnego e-podpisu, którym podpisują dokumenty elektroniczne.
Walidacja kwalifikowana stała się istotnym elementem budowania zaufania do usług elektronicznych. Jesteśmy pewni, że kwalifikowana usługa walidacji Cencert GetValid to krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa zarzadzania dokumentami elektronicznymi!
Skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania dotyczące walidacji. Więcej informacji na temat Cencert GetValid znajdziecie na stronach getvalid.pl oraz https://www.cencert.pl/kwalifikowana-usluga-walidacji/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail:
Przeczytaj artykuł: Rok 2025 pełen zmian dla przedsiębiorcy.
Przeczytaj artykuł: Słów kilka o kwalifikowanej usłudze walidacji Cencert GetValid.