Raport walidacji i znacznik czasu, czyli jak zapewnić pełną wiarygodność dokumentów.
W erze cyfrowej zarządzanie dokumentami to kluczowy element codziennych procesów biznesowych i prawnych. Coraz więcej organizacji decyduje się na cyfryzację, co wiąże się z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa i autentyczności elektronicznych dokumentów. Jednym z ważniejszych narzędzi wspierających te działania jest znacznik czasu, który w połączeniu z raportem walidacji staje się fundamentem wiarygodności danych. Co to oznacza w praktyce? Wyjaśniamy!
Co to jest znacznik czasu?
Znacznik czasu to elektroniczne potwierdzenie daty i godziny, kiedy dany
e-dokument został podpisany lub opieczętowany. To coś więcej niż data ustawiona w komputerze – bazuje on na niezależnym źródle czasu, które jest wiarygodne i zgodne z regulacjami prawnymi, takimi jak unijne rozporządzenie eIDAS. W praktyce oznacza to, że znacznik czasu zapewnia tzw. “datę pewną”, która może być wykorzystana jako dowód w sądzie, ponieważ precyzyjnie i niepodważalnie poświadcza istnienie dokumentu w danym momencie.
Dlaczego raport walidacji i znacznik czasu to duet idealny?
Raport walidacji to dokument potwierdzający, że podpis elektroniczny był ważny w momencie podpisywania dokumentu, a sam dokument pozostał od tego czasu w niezmienionej formie. Znacznik czasu wspiera proces walidacji:
- jest niezależnym potwierdzeniem czasu – znacznik daje pewność, że dokument istniał w określonym momencie;
- w przypadku wygaśnięcia lub unieważnienia certyfikatu, znacznik czasu potwierdza, że podpis został złożony w momencie jego ważności;
- dokument oznaczony czasem wzbudza większe zaufanie i wiarygodność u wszystkich stron transakcji.
Co się dzieje, gdy brak znacznika czasu?
Jeśli dokument nie został opatrzony kwalifikowanym znacznikiem czasu, walidacja podpisu opiera się na innych przesłankach, takich jak data przesłania dokumentu do walidacji lub deklaracja użytkownika wprowadzającego dokument do portalu walidacji. Bez użytego znacznika czasu – konieczność udowodnienia, że dokument istniał w danym momencie (danego dnia, o konkretnej godzinie) spoczywa na użytkowniku.
Dzięki zastosowaniu znacznika czasu, użytkownik zyskuje ochronę przed próbami manipulacji datą czy godziną, co jest nieocenione zwłaszcza w przypadku dokumentów o znaczeniu prawnym.
Dlaczego warto postawić na znacznik czasu od zaufanego dostawcy
Profesjonalne narzędzie w zakresie znakowania czasem spełnia restrykcyjne normy prawne, a dostawca usług zaufania, jakim jest Cencert, dba o najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodność z regulacjami, takimi jak eIDAS.
W praktyce oznacza to, że znacznik czasu jest dodatkowym, niezawodnym dowodem istnienia podpisanego e-dokumentu. To detal, który może mieć ogromne znaczenie dla wiarygodności dokumentów cyfrowych. Warto zainwestować w kwalifikowany znacznik czasu, zwłaszcza w przypadku dokumentów o dużym znaczeniu prawnym. To nie tylko bezpieczeństwo, ale także poczucie spokoju dla wszystkich stron zaangażowanych w proces podpisywania e-dokumentów.
Przeczytaj artykuł: Pieczęć, czy podpis? Co łączy, a co dzieli te dwa rozwiązania?
Przeczytaj artykuł: Raport walidacji – czym jest i jak interpretować jego wyniki?
Przeczytaj artykuł: Cencert GetValid – kto powinien walidować dokumenty?